من أكثر المجالات منافسة حول العالم على اختلاف الثقافات هو مجال إدارة الفنادق والشقق المفروشة، فكل صاحب منشأة فندقية يسعى لتقديم أفضل وأرقى الخدمات لجذب المزيد من العملاء وكسب ثقة العملاء الحاليين للحفاظ على التعامل معهم على المدد الطويلة. وهذا يحتاج إلى التحول إلى الإدارة الذكية من خلال من برنامج للفنادق والشقق المفروشة متكامل واحترافي.
ولأن إدارة مثل تلك المنشآت تعتمد على الكثير من المهام المختلفة بين العديد من الأقسام، بالإضافة للبحث عن تطوير الخدمات المقدمة للنزلاء، وتطوير طرق التواصل، وتطوير مهارات العاملين بالفنادق، فإن أفضل ما يمكن لصاحب أي منشأة فندقية لتطوير الكفاءة وإدارة العلاقات مع النزلاء هو استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي.
في هذا المقال سوف نكشف لك أهم مزايا وخصائص والحلول المبتكرة التي يقدمها أفضل برنامج للفنادق والشقق المفروشة في الوقت الراهن.
لماذا يجب أن تمتلك برنامج للفنادق والشقق المفروشة في 2024؟
توفر برامج إدارة الفنادق والشقق المفروشة عدد من المزايا التي تعمل على تسهيل مهام سير العمل وتقديم أفضل خدمة احترافية لعملائك من خلال مجموعة من الأدوات والحلول المبتكرة. وفيما يلي أبرز هذه الحلول والأدوات:
-
إدارة بيانات العملاء
من خلال اعتمادك على برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي متكامل ستتمكن من الحفاظ على بيانات عملائك بأمان، وتخزينها بالنظام السحابي الخاص بالبرنامج، وتعيين صلاحية الوصول لها من خلال المهام المتعلقة بكل موظف. ويتم تسجيل كل تلك البيانات تفصيليًا من حيث البيانات الشخصية وبيانات الحجوزات السابقة للعملاء القدامى ومعرفة ما يفضلونه من خدمات وإرفاق أي مستندات متعلقة بكل عميل بملفه كالمستندات المالية وغيرها.
-
إنشاء الحملات الترويجية
من أهم عوامل جذب العملاء لمنشأتك الفندقية هي استخدام الحملات الترويجية المختلفة وإنشاء العروض والخصومات على الحجوزات. ومن خلال الاعتماد على برنامج للفنادق والشقق المفروشة وعلى تقارير بيانات العملاء المسجلة بقاعدة البيانات الخاصة بالبرنامج ستتمكن من استهداف العملاء بنجاح بما يضمن نجاح تلك الحملات وتوجيهها باحترافية وزيادة أرباحك المستهدفة.
-
إدارة الغرف الفندقية والشقق المفروشة والصيانة
إدارة الغرف والشقق المفروشة من حيث النظافة والتأكد من الصيانة المستمرة ووجود الأدوات اللازمة هي أهم ما يميز منشأة فندقية عن أخرى، وبدوره يساهم في تحقيق رض العميل عن مستوى المنشأة. ولأن إدارة وتتبع مثل تلك المهام تمثل ضغط كبير وتحتاج متابعة دورية وعمل تقارير شاملة بها، فإن إدارة تلك الأمور من خلال برنامج للفنادق والشقق المفروشة ساهم في تقليل الوقت المستغرق في تنفيذها.
كل هذا من خلال تسجيلك لحالة كل غرفة على البرنامج وتحديد مواعيد الصيانة وحالة الأثاث المتواجد والأدوات المتوفرة وتعيين جدول زمني لمواعيد الصيانة والنظافة وإنشاء تنبيهات بها تساعد على تسهيل التنفيذ دون أخطاء، مع إمكانية إصدار تقارير المتابعة اللحظية لمراجعة كافة الأمور بشكل لحظي وبأي وقت وتلافي أي أخطاء وارد حدوثها بسبب اتباع الطرق التقليدية.
-
الفوترة الإلكترونية
يدعم البرنامج إصدار كافة أِشكال الفواتير الإلكترونية للنزلاء بما يتوافق مع كافة أنواع الضرائب المُقررة من ضمنها ضريبة القيمة المضافة وطباعتها للعملاء عند تنفيذ مرحلة الدفع، مع إمكانية إرسالها لهم في حالة الرغبة بذلك من خلال رسائل البريد الإلكتروني.
-
الربط والتكامل
يمتلك بعض أصحاب تلك المنشأت أكثر من فرع لفندق أو عدد من بنايات الشقق المفروشة، وتكلف عملية المراجعة لكل الأمور الإدارية الكثير من الوقت، وقد تساهم في حدوث بعض الأخطاء والمشاكل، ولكن من خلال برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي للإدارة ستتمكن من ربط كل المنشأت الخاصة بك بالبرنامج المستخدم وتتبع كافة المهام والإدارات بأي وقت ومن أي مكان وإصدار تقارير العمل المختلفة لمعرفة الوضع القائم لكل ممتلكاتك.
حلول الإدارة الداخلية لبرنامج إدارة الفنادق والشقق المفروشة
لأن نمو الأعمال وتطويرها يبدأ من الاهتمام بالإدارات الداخلية للمنشأت، وتوفير أفضل الأنظمة التي تساعد على تطوير المهام وترقية مستوى العاملين، فإن استخدامك برنامج للفنادق والشقق المفروشة يقدم حلول مبتكرة في تحقيق أعلى مستويات الكفاءة الإدارية من خلال عدد من الأدوات المختلفة وسهلة الاستخدام.
فيما يلي استعراض لأهم هذه الأنظمة:
-
نظام إدارة الموارد البشرية
الاهتمام بالعنصر البشري والعمل على تطويره يساعد في الوصول لأعلى مستويات الكفاءة المطلوبة في الإدارة. والمتابعة المستمرة تساعد على تقييم الأداء للوقوف على أي مشاكل وحلها بسرعة، ومن خلال برنامج للفنادق والشقق المفروشة ستتمكن من تعين مهام سير العمل المختلفة الخاصة بكل موظف وتتبعها بشكل لحظي، وتعيين الملاحظات الخاصة بكل موظف، وإرسالها له عن طريق أداة التنبيهات والإشعارات الخاصة بالبرنامج. وكذلك إرسال كافة التعليمات الإدارية بسهولة لكافة الموظفين عن طريق رسائل البرنامج أو الرسائل النصية القصيرة، مع إمكانية إصدار تقارير تقييم الأداء لكافة الإدارات والعاملين لمعرفة أوجه القصور التي قد تظهر بأي إدارة بسهولة والعمل على معرفة الأسباب المتعلقة بها وحلها.
-
إدارة المخزون
تمتلك المنشأت الفندقية الكثير من المواد والمعدات والأطعمة والخامات وغيرها الكثير من المواد التي يجب التأكد من توافرها بشكل دائم بالمخزن ومتابعة صلاحية المنتجات الغذائية والتأكد من الاحتفاظ بها بما يتبع معايير الصحة والسلامة الغذائية. ومن خلال أداة إدارة المخزون ستتمكن من إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالمخزون تحتوي على كافة المنتجات وتعيين التصنيفات الخاصة بكل منتج وتسجيل كافة البيانات وإجراء عمليات الجرد بسهولة وبأي وقت لمعرفة حالة المخزون باستمرار، مع إمكانية إنشاء التنبيهات المتعلقة بقرب نفاد أي منتج لسرعة توريده.
-
الإدارة المالية والمحاسبية
المنشأت الفندقية تحتوي على العديد من المعالجات والأمور المالية المتعلقة بالنزلاء وحجوزاتهم والمصروفات اليومية ومصروفات المخازن وفواتير الشراء المختلفة والعديد من البيانات الأخرى، ولأن تتبع كافة تلك المهام بشكل لحظي وإصدار التقارير المختلفة الخاصة بها كان يتطلب الكثير من الوقت في السابق، فالإدارة المالية من خلال برنامج للفنادق والشقق المفروشة ساعد في تبسيط تلك العملية من خلال توفير شاشة لمتابعة كافة المستندات والأمور المالية للمنشآة لمراجعتها بأي وقت وإصدار كافة التقارير المالية والمحاسبية لمراجعتها ومعرفة الوضع المالي والأرصدة الخاصة بحسابات العملاء وحسابات المنشأة.
-
العمل بإنترنت أو بدون
أي برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي يمكنه العمل بشكل طبيعي ودون التأثير على مهام سير العمل المختلفة في حالة انقطاع شبكة الإنترنت، فالبرنامج تم برمجته للعمل من خلال أنظمة الويندوز المختلفة للمحافظة على بياناتك أثناء العمل والتأكد من عدم التعرض للتوقف المفاجئ لأي سبب.
-
شاشة تتبع الورديات
لأن نظام العمل بالفنادق والشقق المفروشة يعتمد على نظام الورديات وللتأكد من استلام كل موظف للدورية الخاصة به دون تأخير والتمكن من مراجعة عمل كل وردية وجرد كافة المستندات المتعلقة بها كالمستندات المالية ومستندات الحجوزات والمخازن وغيرها، ستتمكن من خلال البرنامج تعيين مواعيد تلك الورديات وتعيين الموظف المختص بكل وردية كل حسب الإدارة الخاصة به ومراجعتها بشكل لحظي وبسهولة بأي وقت ومن أي مكان.
-
خاصية تعدد المستخدمين
من خلال واجهة استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة ستتمكن من إنشاء حساب خاص بكل موظف بالمنشأة وتعيين كلمة السر الخاصة به وتعيين صلاحية الوصول حسب مسماه الوظيفي والمهام المسؤول عنها لتسهيل مهام سير العمل وتسهيل تتبعها ومراجعتها بشكل دائم.
ختامًا، يمكننا القول أن امتلاكك لبرنامج إدارة الفنادق والشقق المفروشة لا يعتبر أمرًا ثانويًا أو غيرمهم، ولكنه في عصور التطور التكنولوجي أصبح أحد أهم العوامل الاستثمارية التي أصبحت تعتمد عليها مختلف المنشآت لتحقيق الكفاءة الإدارية والمساعدة في نمو وتطوير الأعمال بسهولة ودون عناء.
إضافة تعليق جديد